事務所に山積みだった書類を一掃！トランクルーム活用で生まれた“新しいスペースの価値”

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事務機器販売会社が実感した書類保管のメリットと、働く環境が変わる収納術を紹介します。

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事務機器販売を行うA社では、長年の取引書類や契約書、製品マニュアルが事務所の棚を埋め尽くしていました。書類の多くは保存義務があり、簡単には処分できません。しかし、日常的に見るものではなく、次第に“置き場のためのスペース”が増えていく一方。机の上や足元まで書類があふれ、スタッフの作業効率にも影響が出ていました。

「古い書類を捨てられない」「でも新しい資料も増えていく」——その結果、キャビネットを増設しても追いつかず、動線も悪化。お客様を招く際にも見た目が気になるようになりました。オフィスを整理したいという思いはあっても、保管場所の確保が課題となっていたのです。

社内に新たな書庫スペースを設ける案も検討しましたが、コストや手間を考えると現実的ではありませんでした。そこで候補に上がったのが「トランクルーム」。外部に保管場所を設けることで、オフィスを広く使いながら必要時にすぐ取り出せる環境を目指しました。

A社が重視したのは、事務所からのアクセスの良さと、手頃な月額料金。そして、スタッフが自分たちで自由に出し入れできるかどうか。見学時には実際のサイズ感を確認し、書類棚ごと移動できる広さを確保できるタイプを選びました。

営業やメンテナンスなど、時間が不規則な業務が多いA社にとって、24時間出し入れ可能な点は大きな魅力でした。休日や早朝にも利用できるため、急な確認や書類の持ち出しにも対応できます。

トランクルーム導入後、事務所の棚を大幅に削減。机の周囲がスッキリし、スタッフ同士の動線も改善されました。小規模オフィスであっても、体感的に広く感じられるようになり、来客時の印象も向上しました。

保管書類を種類別・年度別に整理し直したことで、必要なファイルをすぐに見つけられるようになりました。以前は探すのに10分以上かかっていた資料も、今では数分で取り出せます。業務のスピードも格段に上がりました。

デスク周りが整い、書類の山が視界から消えたことで、職場の雰囲気も一変。スタッフからは「仕事に集中しやすくなった」「整理された空間で気分もスッキリする」との声が上がりました。

トランクルームにはスチール棚を設置し、書類は種類別にファイルへ収納。棚の高さを調整することで、無駄なスペースを作らず効率的に収めています。視認性を高めるため、カラー分類も取り入れました。

契約書や決算関係など重要な書類は、ファイル背表紙にラベルを貼って一目で判別できるようにしました。ラベルには年度・部門・書類名を明記。必要な資料を探す時間が大幅に短縮されています。

書類は定期的に入替・点検を実施。古い資料を整理し、保管期限が過ぎたものは適切に廃棄。トランクルームを“第二の書庫”として長期的に運用できる体制を整えています。

税務・会計・労務など、企業が一定期間保管しなければならない書類を、日常業務の邪魔にならない場所で管理するには、トランクルームが有効です。屋外コンテナ型のため空調設備はありませんが、湿気対策を意識したファイル保管や棚配置を行うことで、長期保存にも十分対応できます。屋内に置ききれない保管義務書類を外部に分散させることで、オフィスの整理と業務効率化を同時に実現できます。

書類や備品を外部に移すことで、オフィスの中心を“働くための空間”に戻せます。限られた面積をより生産的に使うことができるのも大きな魅力です。

トランクルームの最大の魅力は、必要な広さを低コストで確保できる点にあります。屋外型のため防犯カメラや常駐警備こそありませんが、その分費用を抑えられ、法人でも気軽に利用しやすい価格帯です。施錠付きコンテナで鍵の管理を徹底することで、必要十分な安全性を保ちながら、コストパフォーマンスの高い保管環境を実現できます。

書類保管の見直しは、単なる収納改革ではありません。働く環境が整うことで、社員の集中力や顧客対応の質も向上します。
オフィス環境を変えることが、業務改善の第一歩です。

「書類が多くて手狭」「整理してもまた増える」と感じている企業ほど、トランクルーム活用の効果を実感できます。まずは1〜2畳の小型スペースから始めるのもおすすめです。